Pasar facturas a Excel parece una tarea sencilla hasta que llegan cientos de archivos con diseños distintos, escaneos, separadores decimales diferentes y campos colocados en sitios imprevisibles. La IA ayuda, pero el objetivo no debería ser «leer un PDF»: debería ser producir datos estructurados que puedas comprobar y reutilizar.
Qué datos conviene extraer
Para un registro básico suelen ser útiles: proveedor, NIF/CIF o VAT ID, número de factura, fecha, moneda, base imponible, impuestos, total y vencimiento. Dependiendo del proceso también pueden interesar comprador, pedido, líneas o método de pago.
No inventes campos ausentes
Si un NIF no se puede leer o una fecha no aparece, el sistema debe dejar el campo vacío y marcarlo para revisión. Un dato desconocido es mucho más útil que un dato inventado que parece correcto.
Conserva la referencia al archivo
Cada fila debe mantener un source_ref: nombre del PDF, identificador del documento o URL. Así puedes volver a la factura original cuando algo no cuadre.
Normaliza después de extraer
Primero identifica el valor visible. Después normaliza fechas, monedas y decimales. Esto evita cambiar el significado de un importe por confundir un separador de miles con uno decimal.
Comprueba las sumas
Cuando existen base, impuesto y total, se puede comprobar si base + impuesto coincide con el total dentro de una pequeña tolerancia de redondeo. Una discrepancia no demuestra que la factura sea inválida, pero sí indica que merece revisión.
Exporta solo después de validar
El CSV o Excel final debería separar registros listos de registros que necesitan revisión. Si procesas 800 facturas, no quieres encontrar el error cuando ya estás usando los datos.
Cómo encaja Invoice Flow
Invoice Flow guía a un agente con capacidad para leer documentos o imágenes, normaliza los registros y añade herramientas deterministas para validar importes, detectar posibles duplicados y exportar CSV.
No sustituye una revisión contable o fiscal. Su objetivo es eliminar trabajo mecánico y hacer visibles los casos que requieren una persona.
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